Mis on Office 365?
Office 365 on Microsofti tarkvara ja teenuse komplekt kontorisse. See sisaldab juba tuntud Microsoft Office 2013 programme ja mailiserveri teenust. Lisaks on juures sellised funktsionaalsused, mida mõni aasta tagasi said vaid väga rikkad firmad kasutada.
Peamine on see, et lisafunktsioonidega teete oma töö lihtsamaks ning loodetavasti hoiate aega ja raha kokku.
Mis funktsionaalsused need on? office 365
Näiteks Outlook Web Access. See võimaldab suvalisest arvutist pääseda ligi oma kirjadele ja kalendrile. Erinevaks suvalisest mailiserverist teebki nimelt see, et sul on võimalus kasutada Outlook Web Access programmis ka kalendrit või ühiskalendreid – vaadata teiste inimeste või ettevõtte ressurside kalendreid. Ühiskalendrite nägemiine teeb elu lihtsamaks – lisaks saad oma nutitelefoni ja tahvelarvuti kalendrid samuti ühendada selle teenusega – nii muutub telefonist sündmuse sisestamisel soovikorral kohe ka kolleegidele nähtavaks. Vanasti olid need võimalused vaid kalli Microsoft Exchange serveri ostjatele – seda oli kallis osta ja hallata aga nüüd on see kõik ühe väikese kuutasu sees.
Veel on selles paketis sees Sharepoint. Sellega saad luua ettevõttele nn.Intraneti või kodulehe, mis on mõeldud asutuse siseseks info vahetamiseks. Kindlasti olete sellest kuulnud. Vanasti oli võimalik see teenus kelleltki eraldi tellida – tihti need programmid ei suutnud omavahel suhelda või infot vahetada. Nüüd on Sharepoint – seal sa saad luua näiteks ettevõttele kodulehe või meeskonnale. Näiteks müügimeeskonnale – see oleks nagu teadetetahvel, kus müügimeeskond omavahel teavet jaotab. Sharepointi saad ka kasutada selleks, et infot jagada ettevõttest väljaspoole. Usun, et selle kõik võimalused tulevad siis välja kui mõni aeg seda kasutanud olete. Äkki keegi teie parnteritest juba kasutab Sharepointi? Meie oleme oma ettevõttes juba mitu aastat kasutanud ja oleme rahul.
Skydrive – see on programm, millega saate omavahel dokumente jaotada. Midagi dropboxi sarnast kui olete kuulnud – lihtsalt koos Outooki kirjakasti, ühiskalendri ja sharepoindiga on see kõik ühest kohast kättesaadav – nii veebist kui ka arvutist. Seal on küll mahupiirang aga kui seal ei hoita filme või väga suuremahulisi mänge siis kontoridokumentide jaoks on mahtu vast piisavalt.
Lync – see programm on mõeldud chatimiseks või videokonverentsi pidamiseks. Analoog Skypele aga mõeldud pigem ärikliendile. Vanasti pidi selle kasutamiseks omama kallist serverit ning ka kasutust ei olnud sellel väga palju – nüüd paljud suured ettevõtted kasutavad seda oma välismaa partneritega rääkimiseks. Hea võimalus hoida ainult töö kontaktid töö juures. Lync on väga hea võimaus online koosolekuid pidada. Skype kõnedest on videopilt ja hääl kvaliteetsem. Kolleg ütles, et tekkib selline tunne nagu teisel pool „toru“ olev inimene on samas toas!
Lisavõimalused? Lisaks on võimalik osta kolmanda osapoole programme juurde – sarnaselt nagu ostetakse tahvelarvutile või telefonile tarkvara juurde aga ilma tarkvara ostmata on tegelikult kogu funktsionaalsus olemas. St.pole vaja muretseda, et kohe on vaja juurde osta.
Pilve põhine – heaks teeb selle asja see, et sa pääsed ligi kõikidest seadmetest ning ka veebibrauserist – kogu infole. Näiteks välismaalt on hästi mugav selliselt kasutada – kas internetipunkti arvutit või sõbra seadet. Sellest samast interntipunkti arvutist saate ka Office dokumenti avada – isegi kui sinna pole Officet installeeritud. See teeb töö mugavaks – näiteks kodust mõne dokumendi avamisel vms. Tõsi, mõned funktsioonid on küll puudu aga enamuse igapäeva tööst peaks saama ära teha. Vähemalt meie kogemus on selline.
Kuidas selle kontoriprogrammi kasutamine toimima hakkaks?
Selle jaoks tuleks teie maili suunata ringi Office 365 serverite peale – kui soovite siis võib ka vanast teenusepakkujast loobuda. Näiteks Office 365 puhul võib postkasti suurus tavalise 1GB või 2GB asemel olla kuni XX GB. Mõned asutused on jätnud ka vana igaks juhuks alles – aga nad on hiljem vana kinni pannud. Vana on vaja ainult kodulehe hoidmiseks – aga selleks saaksite kasutada odavamat nn.hostingu või majutusteenuse pakkujat. Ehk siis saate võimekame maili postkasti ning rohkem ruumi ja teenuse pakkuja vahetamiselt ka osa raha tagasi. Selle küsimuse saab ära teha kas teie IT osakond või siis meie IT toe spetsialistid. Reeglina saab asjad ära seadistada ühe päeva jooksul ning väga palju see asutuse tööd ei häiri.
Selleks tuleks käia läbi kõik arvutid, tahvelarvutid ja mobiilseadme – mailid tuleb uuesti seadistada. Õnneks on see Office 365 puhul lihtne – ainult kasutajanime ja parooli sisestamine – serveri nimed, väöjuv mailiserver ja sisenev mailiserver jne läheb kõik automaatselt, samuti ka kalendrite seadistused(ka iphonel) jne. Mõned tunnid tasuks siiski seadistamise jaoks varuda – mõnikord saab kiiremini aga mõnikord võib nüansse tekkida.
Kas aitaksite meil selle ära teha?
Jah, meie tehnikud saavad selle ära teha. Palju teil arvuteid on? Oleme arvestanud, et see on umbes nelja tunni töö. Koos kohaletulekuga maksab see 99EUR+käibemaks. Peaksin tehnikutega aja kokku leppima aga võime selle kiiresti ära teha. Kui nüüd on väga palju arvutitöökohti või probleeme siis meie administraatorid aitavad 25EUR/h +km eest – juhul kui läheb liialt nn.standardlahendusest välja. See selgub kõik kohapeal kui palju on vaja lisatööd teha. Enamus juhtudel ei ole vaja. Selle pakkumise käigus oleme teinud nii, et seadistamise hind ei saa minna üle 199 EUR +KM 20%.
Mis see siis ikkagi tehniliset tähendab?
Nimeserverid seadistatakse ringi. Preagu on nimeserveris ehk nn.telefonikataloogis kirjas, et teie maili suunatakse teatud aadressile – nüüd aga seadistatakse see ringi. Aadress muutub. Mitte see aadress, mida näevad teie kolleegid või partnerid vaid nn.süsteemide vahelised aadressid. Süsteemi sisene postkast, ütleme nii.
Kas ei ole ohtu, et kuskil kaugel pilves asi ei tööta? office 365
Igal asjal on väike oht. Microsoft panustab preagu tugevalt pilveteenuste arendamisse – just sellesse, et teie outlook, kalendrid jne oleks kõik ühendatud. Sellega ei ole kindlasti rohkem probleeme kui teiste suurte pakkujatega. Mujal maailmas on kogemus olemas – töötab väga hästi. Oletame, et kord paari aasta jooksul mingil põhjusel tõesti korraks ei saa mailidele ligi paariks tunniks – sellisel juhul on ju teie arvuti Outlookis kogu info olemas. Ma arvan, et seda ei ole mõtet väga karta. Microsofti serverid on dubleeritud ning tänapäeval on süsteemid juba väga turvalised.
Oletame, et ma võtan süsteemi kasutusse ja siis asi ei meeldi mulle – kuidas ma saan tagasi minna?
Nimeserverid seadistatakse tagasi vanasse olekusse ning vana süsteem hakkab kohe tööle. Lisaks on vaja arvutid läbi käia.
Miks see kõik hea on?
Vanasti pidi sul olema enda spetsiaalne Microsoft Exchange server, et saaksid kasutada selliseid funktsionaalsuseid, lisaks Sharepoint server, IT spetsialist ning palju riistvara. Server+ups+varunuduseadmed+kallid tarkvara litsentsid jne. Nüüd on IT maailm arenenud ning see kõik ühte paketti pandud – tuhandeid ja mõnel juhul kümneid tuhandeid eurosid maksev funktsionaalsus on nüüd pandud ühte paketti.
Missugused probleemid üleminekul tekkivad?
Nimeserverite muudatusega võivad väikesed nüansid tekkida. Nimelt, see hetk kui mailiserver vahetub võivad paar kirja jääda vanasse serverisse – aga arvutite ringiseadistamisel saab need paar kirja tõsta ringi.
Mul on preagu arvutis 1GB suurune mailbox – mis sellest saab?
Selle saab jätta alles kas arvutisse või siis peale teenusega liitumist tõsta ka selle postkasti sisu pilve – sellisel juhul on kõik ühes kohas mugavasti kättesaadav. Sellega saab teie IT tugi või siis meie pakutav IT tugi väga hästi hakkama. Võtab vaid natukene aega.
Kui palju maksavad lisa andmeruum serveris?
Kohe alguses te saate kätte XX GB ruumi – see peaks ju piisav olema? Arvestades, et Outlook võtab ühe kasutaja kohta keskmisel 1GB – siis 30 kasutaja puhulo n see 30GB – lisaks jääb teile üle XX GB – näiteks 100 õpetajaga koolis on kõik õpetajad genereerinud dokumente paarkümmend giga – eks see on asutuseti erinev aga arvan, et kui te seal filme või mänge ei hoia siis sellest ruumist piisab. Hiljem saate juurde osta – võrreldes oma serveri ja ima süsteemi administraatori palkamisega on tegelikult ka need lisagiga väga odavad.
Ma kasutan edasi oma vana teenusepakkujat ning olemasolevat Outlooki!
Näiteks pakett: Office365PlanE3Open ShrdSvr SNGL SubsVL OLP NL Annual Qlfd Q5Y-00003 (hind 149+KM) – sellega saate 1 arvuti Officed üheks aastaks litsenseeritud ning lisaks ka kõik need funktsionaalsused millest oli juttu. Kolme aasta perspetkiivis tähendab see seda, et makste kõige uuema Office ja kogu sselle funktsionaalsuse eest umbes 12EURot ühes kuus. See ei ole ju palju? Lisaks saaksite olemasoleva mailiserveri teenuse pakkuja ülesse öelda – tõenäoliselt makste ka talle mingid eurod kuus mailboxide eest. Seega arvestades, et teil arvatavasti teenus paraneb, mailboxid saavad suuremad olla, saate kõige uuema Office 2013 lisafunktsionaalsus jne – 12 eurot kuus selle eest rohkem maksta ei ole ju palju? Lisaks ju see, et te saate nii alati kõige uuema teenuse ja tarkvara.
See on kallis. Ikkagi koos käibega pea 180EUR aasta – kümne arvuti kohta 1800EUR. Ma ostan parem välja selle raha eest ning järgmine aasta olen juba plussis. office 365
Muidugi, ka seda võib teha. Te peate hindama, et kui väga teil neid funktsionaalsuseid vaja läheb. Kas piisab tavalisest mailboxist või peaks olema suurem? Kas ühiskalender hoiab teie aega kokku või mitte? Kas sharepointist on meeskondade juhtimisel või projektide juhtimisel kasu? Loomulikult võib ka lihtsalt edevusest osta – see ikkagi väga uudne toode või teenus aga päeva lõpuks peab ikkagi ratsionaalne ka olema.
Kodulehe majutust ju Te ei paku?
Jah, kahjuks mitte. Aga kodulehe jaoks piisab teile kõige odavamast paketist – a’la 4 EURot kuus tavapärase 10-15 eur asemel. Mis teil need kuutasud on, kas te teate?
Ikkagi – kuidas ma abi saan kui keegi-kuskil-kaugel pakub mulle mingit teenust?
Meie kaudu. Helistate meie tugiliinile või saadate maili tugi@visioline.ee ning meie spetsialistid või kliendihaldurid aitavad teie küsimusi lahendada. Meil on ka otse kontaktid nii Microsofti kui ka maaletoojatega, see on meie huvi, et teie teenus töötaks. Samamoodi on teil võimalik ka otse Microsodfi helsitada. Peale lepingu sõlmimist saate meie käest ka need kontaktid. See on teie valida mida eelistate.
Kas Microsoft hakkab siis mu kirju lugema?
Ei. Microsofti jaoks on turvalisus väga tähtis. Microsoft tahab seda teenust üle maailma palju müüa ning vaevalt selliseid asju toimuma hakkab. Nad on isegi litsentsitingimustes välja öelnud, et teie kirju ei skänneerita reklaami vms eesmärgil.
Kuidas on mu info kaitsitud viiruste vms pahalaste vastu?
Office 365 on teenus ettevõtjatele, millel on rahaliselt kindlustatud 99,9% ajast töötamise garantii, alati ajakohased turbevärskendused ja Microsofti poolt pakutav pahavara kaitse. Lisaks tehakse varukoopiaid ning serverid töötavad alati dubleeritud. Isegi kui tõrge juhtub siis neid kasutaja ei pane tähele kuna süsteemid on dubleeritud. E-mailide jaoks töötab aga viiirusetõrje – mis kontrollib, et teie arvutisse ei satuks viiruseid või tagauksi vms.
Kas mul on võimalik ka oma server alles jätta? office 365
Jah kui preagune server on Microsoft Exchange – sellisel juhul saab andmeid hoida nii oma serveris kui ka pilves. Teiste serverite puhul on võimalik ka teatud dubleerivaid lahendusi teha – näiteks seadistada arvutisse kaks mailboxi – üks on pilve põhine ja teine olemasolevas serveri(näiteks POP3 ja IMAP baasil). Sellisel juhul kirjutatakse nimeserverisse, et mailide koopiad lähevad mõlemasse serverisse – sel juhul on lihtsalt topelt mailbox. Reaalses elus seda ei ole vaja – kui teie puhul ei ole tegemist just häirekeskuse, tuletõrje vms tugiteenusega. Meie teenindame iga päev mitut tuhandet arvutit – isegi meie kasutame Office 365 ning viimase aasta jooksul pole probleeme olnud.
Tahaksin seda näha – mis ma tegema pean?
Saan Teile saata youtube lingid tutvustusega, saate lugeda. Samamoodi ka Micorosfti lingid ning meie poolt väikese toote tutvustuse. Võime muidugi ka teha nii,et tutvustan teile seda telefoni teel – ma saan kaughaldusprogrammiga teie arvuti pildi üle võtta ning demonstreerida minu enda Outlook web accessi(seal on kalender, sharepoint, jne) – see teine pool, St.outlook ise(installeerituna arvutisse) ja skydrive(ning Lync) on ikka nagu ta on. Võin alustuseks saata teile lugemismaterjali ning lingid – ja siis helistan paari päeva pärast ja siis saame vaadata ka meie asutuse sisest kasutust. Kas teile nii sobib?
Kasutan hetkel Office 2003 ikka veel – saan sellega kõik tehtud!
Siin on teatud ohud. Sellegi poolest saate te Office 2003 edasi kasutada. Loomulikult kasutage edasi. Kui tekkib probleeme siis palun helistage meile – me hea meelega müüksime teile uue Office. Nõus?
Mis ohud on vana Office 2003 kasutamisel?
Microsoft ise ütleb, et ohud on järgmised. Iga asutus peaks ise hindama, et kuivõrd tema jaoks need ohud reaalsed on. Need ohud on:
- Turvaohud ‒ Toetamata operatsioonisüsteemi tarkvara (pärast 8. aprilli 2014) kasutamisel jääb arvuti ilma turvauuendusest ja on haavatav (nt võib nakatuda ründevara või viirustega ja andmed võivad hävida)
- Ohud nõuetele vastavusele ‒ Audit võib ebaõnnestuda, mõjutades sertifitseerimist, klientide andmed võivad ohtu sattuda
- Tarkvara- või riistvaratoe lõppemine ‒ Alates 2012. aastast ei toeta uued rakendused ja arvutid tõenäoliselt enam XP-d – Gartner
- Ei ole kedagi, kellele helistada ‒ Kui tekivad probleemid, ei ole interneti- ega telefonipõhine tehniline abi kahjuks enam saadaval, et teid või teie IT-partnerit aidata, jättes teid üksi probleemiga tegelema.
- Ooteaeg ‒ Süsteemi rikete ja äri katkemise riskid võivad suureneda toe ja toetatud tarkvara puudumise ning Windows XP-ga töötava riistvara vanuse tõttu.
- Produktiivsus: Uusima tarkvara kasutamine muudab teie töö tõhusamaks ja professionaalsemaks. Office’i uusimas versioonis on funktsioone, mis aitavad teie töötajatel töötada mis tahes seadmega, kõikjal ja kõigiga. See on loodud puutefunktsioonide, puutepliiatsi või klaviatuuriga kasutamiseks ja sobitub seega seadmele, milles seda kasutatakse. Selle abil pääsete oma failidele ligi peaaegu kõikjalt – nii brauseri kaudu kui ka nutitelefonist.
Ei! Minu jaoks on see Office 365 ikkagi kallis!
Sellisel juhul soovitaksin Teile osta Office välja. Saame pakkuda nii hulgilitsentsi kui ka karbitoodet. Mina soovitaksin soodsat (hind!) karbitoodet. Office Home and Business 2013 – see sisaldab kõiki vaja minevaid programme. Mis programme te tavaliselt kasutate? On ka teised paketid. Mis Officet te preagu kasutate? Sellisel juhul on teil kasutuses Windows XP? Vanem arvuti? (siit edasi XP jutu ja arvuti pakkumise juurde)
Mis vahet on karbitootel ja hulgilitsentsil?
Hulgilitsentsil saate vahetada keelt – eesti keelelt inglise keelele või vastupidi. Karbitootel on kohe see keel, mis algselt valitud. Hulgilitsentsi saad downgradeda aga karbitoodet mitte – kui sul on vaja kasutada vanemat versiooni edasi. Lisaks saab hulgilitsentsile osta tarkvara kindlustust, jpm. Lisaks hulgilitsents sisaldab RDS (remote desktop services litsentsi) – see tähendab, et saate serverisse kaugtöölauale logida.
Ma sain ka enne arvutisse logida!
Ainult administraatori õigusega sai. Mitte-administraatorid ei saa. Kui teile sobib administraatori õigustes kaugtöölaud siis saate seda edasi kasutada. Paljud aga turvakaalutlustel ei taha seda teha.
Kas ma saan teilt osta ka lahjema Office 365 paketi?
Jah, Office365 on olemas erinevate pakettidega. Erinevad nn.plaanid. Nende funktsionaalsuse vahe on… Hinna vahe aga… Näiteks sellise paketi puhul tuleks kuutasu ühe töökoha puhul väiksem. Arvestades, et te preagu kulutate e-mailide majutusele ja muudele sellega seotud kulutustele vähem EUR siis võuiks ju tegelikult kaaluda lahjemat paketti, mis teie puhul on parem…
Kas ma ainult Outlook web accessi saan osta?
Jah. Nn.exchange online plan on selle jaoks.