IT partneri vahetus võib olla keeruline ja riskantne protsess, eriti kui ettevõtte IT süsteemid on keerulisemad. Lähtudes teadusajakirjandusest ja IT-ekspertide kogemustest, on mitmeid riske, millega tuleb arvestada ning parimad praktikad nende vältimiseks.
Võimalikud ohud IT partneri vahetusel:
- Andmete kaotsiminek või kahjustumine
- IT süsteemide üleminekuga kaasneb alati oht, et andmed võivad kaotsi minna või saada kahjustada. See võib juhtuda, kui varukoopiad pole piisavalt ajakohased või uusi seadistusi ei kontrollita piisavalt põhjalikult.
- Vältimine: Kõik andmed tuleb enne üleminekut varundada ja testida nende taastamise protsessi. Lisaks tuleks uue IT partneriga leppida kokku varundamisstrateegias ja kontrollida nende varukoopiate haldamise võimekust.
- Ligipääsude ja turvalisuse ohud
- IT süsteemide haldamise üleminek võib tuua kaasa turvariske, kui ligipääsud ja autentimismeetodid pole korralikult kontrollitud. Võimalikud on ka olukorrad, kus endine IT partner säilitab juurdepääsu süsteemidele.
- Vältimine: Tuleb tagada, et kõik administratiivsed ligipääsud (sh domeeni kontrollerid, serverid ja võrgu seadmed) vaadatakse üle ning endine IT partner kaotab süsteemidele ligipääsu kohe pärast lepingu lõppemist. Soovitav on kasutada mitmefaktorilist autentimist ja tugevaid paroole.
- Teenuse katkestused ja seisakud
- Üks suurimaid riske on teenuste katkestus, eriti kui üleminek pole piisavalt planeeritud või kui uus IT partner ei ole valmis haldama olemasolevaid süsteeme.
- Vältimine: Üleminek tuleks planeerida järk-järgult, testides uusi seadistusi ja infrastruktuuri väiksemates etappides. Kriitilised teenused, nagu failiserverid ja domeenikontrollerid, peaksid olema esimeste seas, mille toimivust kontrollitakse uue partneri poolt.
- Puudulik süsteemi dokumentatsioon
- Kui olemasolev IT partner ei ole jätnud põhjalikku dokumentatsiooni süsteemi kohta, võib uus IT partner seista silmitsi teadmatusest tingitud probleemidega, mis põhjustavad viivitusi ja võimalikke vigu.
- Vältimine: Enne lepingu lõppemist tuleb nõuda kogu süsteemi dokumentatsiooni, mis sisaldab IP-aadresse, serverite ja võrguseadmete seadistusi, kasutajakontosid ja paroolihaldust.
- Kommunikatsiooniprobleemid ja kultuurilised erinevused
- Vahel võib uus IT partner töötada erineva lähenemisviisiga või olla harjunud teistsuguse tööstiiliga, mis võib tekitada segadust ja arusaamatusi.
- Vältimine: Tõhus kommunikatsioon on võtmetähtsusega. IT partnerite vahetuse ajal tuleks korraldada regulaarseid koosolekuid, kus kõik osapooled saavad olla kursis protsessi edenemisega ja potentsiaalsete probleemidega. Lisaks tuleks uusi IT partnereid enne tähtaegset valikut testida nende suhtlemise ja kohanemisvõime osas.
Parimad praktikad ohtude vältimiseks:
- Planeerimine ja ettevalmistus
- Edukas IT partneri vahetus algab põhjaliku planeerimisega. Tuleks koostada selge tegevuskava, kus on kindlaks määratud iga ülemineku etapi tähtajad ja vastutajad. Planeerimisse peaksid olema kaasatud nii vana kui ka uus IT partner.
- Testperiood ja audit
- Enne täiemahulist üleminekut tuleks korraldada testperiood, kus uus IT partner saab kontrollida ja testida olemasolevaid süsteeme väiksemas ulatuses. Samuti tuleks enne üleminekut läbi viia kogu süsteemi audit.
- Selge ja ajakohane dokumentatsioon
- Kõikide süsteemide ja teenuste kohta tuleks omada ajakohast dokumentatsiooni, mida jagatakse uue IT partneriga enne ülemineku algust. Samuti tuleks tagada, et uus IT partner loob pidevalt täiendavat dokumentatsiooni süsteemide kohta.
- Kontrollitud ligipääsude haldamine
- Ligipääsude haldamine on kriitiline komponent turvalise ülemineku tagamisel. Kõikidel töötajatel ja partneritel peaks olema selge arusaam, kellel on juurdepääs millistele süsteemidele ning kuidas toimub ligipääsude eemaldamine ja lisamine.
- Vigade dokumenteerimine ja kiire lahendamine
- Võimalike vigade ilmnemisel tuleb need kohe dokumenteerida ja lahendada. Samuti peaks olema selge protsess, kuidas käsitleda ootamatuid olukordi ülemineku käigus.
