Alljärgnevalt toome veelgi põhjalikuma nimekirja erinevatest Microsoft 365 võimalustest koos äriliste kasutusnäidetega. Eesmärk on selgitada, mida teised ettevõtted on kasutanud ja mis kasu nad on saanud, et Teil oleks lihtsam otsustada, mida enda ettevõttes kasutusele võtta.

1. Puhkusekalender

Mida see võimaldab:

• Eraldi kalender, kuhu personalijuht või määratud isik lisab kõik töötajate puhkuseloleku perioodid, haiguspäevad jm.

• Kõigile on näha, kes millal eemal on.

Äriline väärtus:

• Lihtsustab tööülesannete planeerimist ja asenduste leidmist.

• Vähendab sisekommunikatsiooni segadust (e-kirjad, telefonikõned teemal “Kas inimene X on täna tööl?”).

Reaalne näide:

• Raamatupidamisosakond näeb kiiresti, millal saab palgad korrektselt välja arvutada (kui töötajad on haiguslehel, on vaja täiendavaid dokumente vms).

• Müügijuhid saavad vältida klientidega kohtumiste planeerimist ajale, mil oluline otsustaja on puhkusel.

2. Ühiskalender

Mida see võimaldab:

• Ühine, kogu ettevõttele või osakonnale nähtav kalender, kuhu pannakse üldsündmused (nt koolitused, ühisüritused, tähtpäevad).

Äriline väärtus:

• Kogu tähtis info on ühes kohas, kättesaadav igale töötajale.

• Aitab planeerida näiteks firmaüritusi või suuremaid sisekoosolekuid.

Reaalne näide:

• Firma “X” lisab igakuise üldkoosoleku või müügikoosoleku ühiskalendrisse, et kõik teaksid aegsasti plaani teha.

3. Autode ressursid

Mida see võimaldab:

• Kalendripõhine ressursside (autod, kaubikud) haldus.

• Töötajad näevad reaalajas, millal mingi auto on hõivatud ja kes seda kasutab.

Äriline väärtus:

• Vähendab arusaamatusi ja topeltbroneeringuid.

• Võimalik planeerida kasutust efektiivsemalt, sh optimeerida kütuse- ja hoolduskulusid.

Reaalne näide:

• Tehnik võib broneerida endale “Kaubik-2” alates homsest kell 10, sest ladu näeb, et see on muul ajal vaba. Samal ajal teab müügijuht, et see on siis hõivatud.

4. Koosolekuruumi info

Mida see võimaldab:

• Ruumide broneerimine samal põhimõttel nagu autode puhul.

• Kõigile on nähtav, milline ruum on parasjagu vaba või hõivatud.

Äriline väärtus:

• Sujuv koosolekute planeerimine, pole vaja otsida “vabade ruumide” järele ega üle küsida.

• Võimalik lisada ruumide tehniline varustus (projektor, videokonverentsiseadmed), et igaüks teaks, millisele koosolekule mis ruum sobib.

Reaalne näide:

• “Suure koosolekuruumi” broneeringut saab teha otse Outlookis või Teamsis. Sekretär või koosoleku korraldaja näeb kalendrist kohe vabu aegu.

5. Jagatud meiliaadressid (Shared Mailbox)

Mida see võimaldab:

• Ühised postkastid (nt info@, tugi@, helpdesk@), kuhu pääseb ligi mitu määratud töötajat.

• Kõik kirjad on nähtavad ühes kohas, vastuseid saab saata kas jagatud aadressilt või isiklikult.

Äriline väärtus:

• Parandab klienditeenindust – keegi ei “unusta” postkasti vaadata.

• Hõlbustab tiimitööd: puhkusel või haiguslehel olev kolleeg ei jäta klientide kirju tähelepanuta, sest teised näevad postkastis sama infot.

Reaalne näide:

• Häirekeskuse postkast “alarm@ettevote.ee”, kus laekuvad kõik teavitused; mitu vahetust saavad kiirelt reageerida.

6. Teamsi „site’id“ (meeskonnad)

Mida see võimaldab:

• Virtuaalne tööruum igale projektile, osakonnale või meeskonnale.

• Koosolekud, vestlused, failid, Planner jms on kanalite kaupa organiseeritud.

Äriline väärtus:

• Tsentraalne infokogum – töötajad ei pea otsima faile e-postist, sest kõik olulised dokumendid on Teamsi failikaustades.

• Suhtlus struktureeritud kanalites, mis vähendab infomüra.

7. SharePointi kaustad (dokumendikogud)

Mida see võimaldab:

• Kaustastruktuur pilves, koos versioonihalduse ja õiguste seadmisega.

• Dokumendid on kättesaadavad igalt poolt, sõltumata füüsilisest asukohast.

Äriline väärtus:

• Kaob vajadus kohapealsete serverite või failijagamise järele.

• Turvaline, sest administraator saab määrata, kes mida näeb või muuta saab.

Reaalne näide:

• “Lepingud” kaust: juhatuse liikmetel on lugemis- ja muutmisõigus, kõigil teistel ainult lugemisõigus.

8. Teams Whiteboard

Mida see võimaldab:

• Virtuaalne tahvel, kus mitu inimest saab samaaegselt joonistada, lisada kleepmärkmeid, visandada skeeme.

• Sobib ajurünnakuteks ja ideede visualiseerimiseks.

Äriline väärtus:

• Aitab oluliselt, kui meeskond töötab hajusalt (nt tehnikud objektil).

• Salvestatud whiteboardi saab hiljem uuesti avada, ideid edasi arendada.

Reaalne näide:

• Ühiselt luuakse turvasüsteemi paigalduse skeem, iga tehnik joonistab oma osa ja jagab teadmisi.

9. OneNote

Mida see võimaldab:

• Märkmikulaadne rakendus, kuhu saab lisada teksti, pilte, veebilinge, dokumente jm.

• Võimalik jagada ühismärkmikku terve tiimiga või hoida isiklikke märkmeid.

Äriline väärtus:

• Kõik koosoleku ja koolituste märkmed ühes kohas.

• Otsinguga leiab kiiresti varasemaid teemasid.

Reaalne näide:

• “Projekt X” koosolekutel tehtud märkmed on ühiselt jagatud, et iga meeskonnaliige saaks hiljem üle vaadata, mis otsustati.

10. Microsoft Forms ankeetide tegemine

Mida see võimaldab:

• Loo veebipõhiseid küsitlusi, registreerimisvorme, tagasisidevorme ja teste.

• Tulemustele saab reaalajas ligi, neid on lihtne jagada (ka välistele osapooltele).

Äriline väärtus:

• Kiire tagasiside klientidelt või töötajatelt (nt rahulolu-uuring, hooldustöö järgne hinnang).

• Andmeid saab eksportida Excelisse edasiseks analüüsiks.

Reaalne näide:

• Hooldustöö lõpetamisel saadetakse automaatselt link vormile “Kuidas jäite töödega rahule?”.

11. Tasks ja To Do list

Mida see võimaldab:

• Microsoft To Do isiklikeks ülesannete nimekirjadeks; Planner ühiste ülesannete haldamiseks.

• Ülesannetele saab anda tähtaegu, lisada failimanuseid, määrata vastutajaid.

Äriline väärtus:

• Töö jääb vähem “õhu peale” – kõik tööd on süsteemselt kirjas.

• Juhtkond näeb kiirelt, kas töödega ollakse graafikus või on kuskil pudelikaelu.

Reaalne näide:

• Projektijuhil on Planneris kõik projekti etapid, iga etapi puhul on vastutavad töötajad, ja on selge, milline alamülesanne on veel tegemata.

12. Teams Live üritused

Mida see võimaldab:

• Suured online-üritused (webinarid, sisekoolitused) sadade või tuhandete osalejatega.

• Võimalus salvestada, lisada Q&A moodulit, modereerida küsimusi.

Äriline väärtus:

• Sobib hästi turunduseks, klientide koolitamiseks või ettevõttesiseseks suureks infokoosolekuks.

• Mastaapsed üritused on kuluefektiivsed: ei pea rentima suurt konverentsisaali.

Reaalne näide:

• Firma “X” tutvustab online’is oma uusi tooteid, klientidel on võimalik küsimusi kohe vestluse või Q&A kaudu esitada.

13. Teamsi kanalid (projekti chat)

Mida see võimaldab:

• Igas Teamsi “meeskonnas” saab luua mitu kanalit konkreetsete teemade, projektide või valdkondade jaoks.

• Kanali chat võimaldab vestelda, jagada faile, pidada kiireid koosolekuid reaalajas.

Äriline väärtus:

• Infovahetus on struktureeritud, info ei lähe “üldisesse vestlusse” kaduma.

• Kiirem tagasiside ja reaalajas otsuste tegemine, eriti projektides, kus on mitu osapoolt.

Reaalne näide:

• “Projekt Y” kanal: tehniline tiim, müügijuht ja ladu saavad reaalajas arutada tarneaegade või paigaldusgraafiku üle, lisada dokumente jne.

14. SharePoint dokumendikogud ja siseveeb (Intranet)

Mida see võimaldab:

• Lisaks dokumendikaustadele saab SharePointis ehitada tervikliku siseveebi (Intraneti), kuhu koondada uudised, teated, personalipoliitikad, koolitusmaterjalid jne.

• Veebilehtede loomine on suhteliselt lihtne, sisutoimetaja saab lisada pilte, teksti, linke dokumentidele jms.

Äriline väärtus:

• Kõik ettevõtte siseinfod on ühes kohas – eriti kasulik, kui töötajaid on palju ja nad asuvad eri asukohtades.

• Võimalus luua “personalileht”, “kasutajatoe leht”, “juhtkonna teadaanded” jne, mis suurendab läbipaistvust ja infoliikumise kiirust.

Reaalne näide:

• Ettevõte “X” lõi siseveebi, kus on “Uudiste” rubriik, “Dokumendikeskus” (lepingunäidised, tööohutuse eeskirjad), “Personalipoliitika” (puhkuse tingimused, hüved jms).

15. Erinevad kalendri funktsioonid (sh Projekti kalender)

Mida see võimaldab:

• Lisaks üldistele või isiklikele kalendritele saab luua ka spetsiaalseid projektikalendreid, kus kajastuvad konkreetsed projektiga seotud tähtajad, sündmused, deliverable-id.

• Saate Outlooki/Teamsi sees luua kas eraldi kalendri või siduda SharePointi kalendri projektiga.

Äriline väärtus:

• Eemaldab vajaduse eraldi Exceli või muu tarkvara järele projekti ajakava haldamiseks.

• Kõik projektis osalejad näevad jooksvalt, millal mis etapp algab või lõppeb.

Reaalne näide:

• “Projekt Z” kalendris on kirjas paigaldusetapid, testimise ajad, kliendikohtumised – iga meeskonnaliige näeb täielikku ülevaadet.

16. Ühisredigeerimise võimalused (Co-authoring)

Mida see võimaldab:

• Wordi, Exceli, PowerPointi dokumente saab mitu inimest korraga avada ja muuta, reaalajas värskendused.

• Kommenteerimine ja “Track Changes” on samas keskkonnas.

Äriline väärtus:

• Kiirendab dokumendi valmimist (ei pea saatma eraldi faile edasi-tagasi).

• Kõik tööversioonid on pilves – vähendab riski, et keegi töötab vale failiversiooniga.

Reaalne näide:

• Müügiesindaja ja projektijuht koostavad koos pakkumise, üks kirjutab tehnilisi detaile, teine lisab hinnainfo. Dokument uuendub automaatselt mõlema ekraanil.

17. Projekti kalender (täpsemalt)

Mida see võimaldab:

• Projektipõhine ajagraafik, kuhu sisestatakse ülesannete algus- ja lõpptähtajad.

• Võimalik linkida Planneri või Teamsi kanaliga, et projektis osalejatel oleks selge ülevaade kogu ajalisest plaanist.

Äriline väärtus:

• Tagab, et projektid püsivad eelarves ja graafikus, sest igaüks näeb täpselt, millal tema osa peab valmis olema.

• Selgus, kuidas eri töövood üksteisest sõltuvad.

Reaalne näide:

• “Videovalve paigaldus projekt” – igal etapil (seadmete tellimine, laoseis, paigaldus kuupäevad, testimine, üleandmine) on oma tähtaeg ja vastutaja.

18. Projekti chat (erinevus tavalistest Teamsi kanalitest)

Mida see võimaldab:

• Projekti chat on suunatud just konkreetselt projektis osalejatele, reaalajas, fokusseeritud teemale.

• Võib olla eraldi privaatsena “Teams group chat” või avalikuna kanalina projektimeeskonnas.

Äriline väärtus:

• Hoiab projektiga seotud vestlused eemal üldisest infomürast.

• Annab osalejatele vabaduse kiireks infovahetuseks, failide jagamiseks.

Reaalne näide:

• Projekti eraldi chat, kuhu lisatud müügijuht, insener, raamatupidaja ja klient (kui sobib). Kõik näevad ja reageerivad kiiresti muudatustele.

19. Tööülesanded (laiemalt)

Mida see võimaldab:

• Ülesannete jaotamine, prioriteetide seadmine, staatuse jälgimine; sobib nii Planneri, Tasks by Planner & To Do kui ka Outlooki “Tasks” abil.

• Töötajad näevad, millised tööd on neile määratud, milline on tähtaeg, millises staatuses on ülesanne.

Äriline väärtus:

• Vähendab tõenäosust, et olulised tööd ununevad.

• Mõõdetav tulemuslikkus: juhtkond võib näha, kuidas tööprotsess liigub, kas keegi vajab abi.

Reaalne näide:

• Tehnikule on määratud ülesanne “Paigaldada valvekaamera klient ABC juurde enne 10. veebruari” – ta näeb seda Planneris, märgib valmides kui tehtud, lisab vajadusel kommentaare (nt “vajalik veel 1 lisakaabel”).

20. Teamsi lisad ja moodulid (rakenduste integratsioon)

Mida see võimaldab:

• Teamsi saab integreerida erinevaid rakendusi (nt Asana, Trello, Jira, CRM-süsteemid, Microsoft Lists, Power BI).

• Igas kanalis võib olla “Tabs”, mis viitab kolmanda osapoole rakendusele või Microsoft 365 lisamoodulile.

Äriline väärtus:

• Info ei ole killustunud kümnes erinevas veebilehitsejas – paljusid tööriistu saab kasutada otse Teamsi sees.

• Meeskond hoiab kokku aega, sest ei pea pidevalt rakenduste vahel hüppama.

Reaalne näide:

• Ettevõttel on eraldi CRM-lahendus; see integreeritakse Teamsi, et müügijuhid saaksid klientide infot kiiremalt kätte või lisada müügivihjeid reaalajas.

21. SharePointi siseveeb (Intranet)

Mida see võimaldab:

• Ehitate ettevõtte siseseks kasutamiseks “portaali”, kuhu koondate uudised, teated, protseduurid, personalijuhised, koolitusmaterjalid jms.

• Kaasaegsed kujundusvõimalused (piltide galeriid, videod, blogiformaadis uudised).

Äriline väärtus:

• Eriti kasulik, kui töötajate arv kasvab või osakonnad on hajutatud – üks kindel koht, kust nad leiavad kõik vajaliku.

• Sisekommunikatsioon paraneb, uuendused jõuavad kõigile kiiresti.

Reaalne näide:

• Firma “X” loob “Siseveebi avalehe” koos päevakohaste uudistega. Eraldi leht “Töötervishoid ja -ohutus”, kus on kõik vajalikud juhendid. Uuele töötajale on see kättesaadav juba esimesel tööpäeval.

22. Microsoft Lists

Mida see võimaldab:

• Struktureeritud andmete haldus otse Microsoft 365 keskkonnas (sarnane tabelile, kuid lisafunktsioonidega – vaated, filtrid, värskendused).

• Ühildub SharePointi ja Teamsiga, võimaldades nt projektide, inventari, klientide, tööülesannete või ideede loendit.

Äriline väärtus:

• Kiire viis hallata suuremat andmehulka, luua teavitusi (nt kui mõnes kirjes toimub muudatus).

• Võimalik linkida Power Automate’iga, et automatiseerida kinnitusringe ja meeldetuletusi.

Reaalne näide:

• Ladu peab “Varuosade loendit”, kuhu iga sisenev või väljuv detail märgitakse. Töötajad näevad reaalajas laoseisu ilma eraldi programmita.

23. Microsoft Yammer / Viva Engage

Mida see võimaldab:

• Sotsiaalne võrgustik ettevõtte siseselt, kus töötajad saavad postitada teateid, algatada diskussioone, jagada teadmisi.

• Osa Microsoft Viva platvormist, mis pakub lisaks töötajate kaasamise ja heaolu funktsioone.

Äriline väärtus:

• Edendab ettevõtte kultuuri ja sisemist suhtlust, eriti kui inimesi on palju või nad asuvad erinevates paikades.

• Jagatakse edulugusid, tunnustust, ideid jm, mis parandab meeskonnavaimu.

Reaalne näide:

• Ettevõte “X” kasutab Yammerit, et jagada fotosid ettevõtte suvepäevadelt, korraldada ideekorje, vastata töötajate küsimustele otse personalijuhtidelt.

24. Sway

Mida see võimaldab:

• Kiire esitluste, uudiskirjade või interaktiivsete raportite loomine pilvepõhiselt.

• Visuaalselt meeldivam kui tavaline PowerPoint, sisu kohandub automaatselt eri ekraanisuurustega.

Äriline väärtus:

• Sobib kiirete turundusmaterjalide tegemiseks, sisekommunikatsiooni uudiskirjadeks, juhtkonna ülevaate jagamiseks töötajatele.

• Esitlusi saab linkida kergesti, pole vaja suuri faile saata.

Reaalne näide:

• Turundusosakond koostab Sway abil ettevõtte tooteportfelli lühitutvustuse, mida saab klientidele lingi teel jagada.

25. Delve

Mida see võimaldab:

• Otsingupõhine rakendus, mis aitab avastada ja korraldada faile, dokumente, inimesi Microsoft 365 ökosüsteemis.

• Kuvab sisu vastavalt kasutaja tööharjumustele ja ligipääsuõigustele.

Äriline väärtus:

• Kiirem failide leidmine ja “avastamine” – kui tegeled teatud projektiga, pakub Delve välja seotud dokumente.

• Võimaldab näha, millega kolleegid tegelevad (nii palju, kui õiguste süsteem lubab).

Reaalne näide:

• Projektijuht otsib kindlat dokumenti, mis on seotud turvakaamera juhendiga; Delve suudab selle leida isegi siis, kui pealkiri ei ole täpne, tuginedes dokumendi sisule.

26. Microsoft Stream (uue nimega osa SharePoint/OneDrive/Teams videolahendust)

Mida see võimaldab:

• Sisemine videohoidla ja voogedastuslahendus, kus saab talletada salvestatud koosolekuid, koolitusvideosid, product demosid jm.

• Ligipääsuõigusi saab määrata gruppide kaupa.

Äriline väärtus:

• Koolitusmaterjalid on alati kättesaadavad, töötajad saavad järelvaadata koosolekuid või demo, kui nad ei saanud osaleda.

• Võimaldab lisada videosse subtiitreid, kommentaare, interaktiivseid elemente.

Reaalne näide:

• Uue töötaja “onboarding” video: personaliosakond salvestab tutvustuse firma struktuurist, väärtustest jne, see on Streamis kättesaadav igale uuele tulijale.

27. Mitu turvakihti (Defender for Office 365, MFA, DLP)

Mida see võimaldab:

• Lisakaitse e-postile (võitlus rämpsposti, õngitsus- ja viirusrünnakute vastu).

• Mitmefaktoriline autentimine (MFA) suurendab turvalisust, et keegi ei pääse kontole vaid parooli teades.

• DLP (Data Loss Prevention) hoiatab või blokeerib tundlike andmete (nt isikukoodid, krediitkaardiandmed) juhusliku lekkimise.

Äriline väärtus:

• Suurendab klientide ja koostööpartnerite usaldust, et andmed on kaitstud.

• Vähendab küberintsidentide riski, mis võib mõjutada firma mainet ja tekitada rahalist kahju.

Reaalne näide:

• Häirekeskus tegeleb tundliku infoga (hoonete turvaplaanid). MFA ja DLP abil väheneb tõenäosus, et pahatahtlik isik neile ligi pääseb.

28. Power Automate

Mida see võimaldab:

• Korduvate tegevuste (e-kirjade sorteerimine, kinnitusringid, failide teisaldamine) automatiseerimine.

• Palju eelvalmis malle, mida saab oma protsessidega kohandada.

Äriline väärtus:

• Väiksem käsitöö ja seega väiksem eksimisvõimalus, töötajad saavad keskenduda keerukamatele ülesannetele.

• Kiirem protsesside kulg, näiteks hoolduspäring liigub kohe õigele tehnikule.

Reaalne näide:

• Klient täidab veebivormi (Microsoft Forms), see käivitab Power Automate’i voo, mis lisab SharePointi uue rea “Hooldusnõue” ning saadab Teamsi kanalisse teavituse.

29. Power Apps

Mida see võimaldab:

• Luua suhteliselt lihtsalt kohandatud rakendusi, ilma klassikalise programmeerimiseta.

• Võimalik ühendada andmeid SharePointist, Excelist, SQL-ist, CRM-ist jt allikatest.

Äriline väärtus:

• Kiired lahendused spetsiifilistele äriprobleemidele (nt laoinventuur, hoolduslogi) ilma, et peaks palkama eraldi arendusmeeskonna.

• Rakendused töötavad ka mobiilis, mis sobib “liikuvatele” töötajatele.

Reaalne näide:

• Turvaseadmete hooldustööde rakendus: tehnik lööb sisse objekti info, lisab fotosid, system logid jms, mis salvestub SharePointi.

30. Power BI

Mida see võimaldab:

• Andmete visualiseerimine ja analüüs interaktiivsetel dashboard’idel.

• Saab ühendada eri andmeallikaid (raamatupidamine, projektijuhtimine, hooldussüsteemid).

Äriline väärtus:

• Juhatus ja projektijuhid näevad reaalajas müügistatistikat, hooldusnõuete hulka, laoliikumist.

• Aitab teha andmetel põhinevaid otsuseid (nt kas on vaja rohkem tehnikuid, sest hoolduspäringute hulk kasvab?).

Reaalne näide:

• Müügijuht näeb ühes Power BI raportis, millised kliendid on kõige aktiivsemad ja millise teenuse hooldustellimused hakkavad aeguma, et teha neile ennetavalt pakkumine.

31. Project for the Web

Mida see võimaldab:

• Pilvepõhine projektijuhtimise rakendus, kus saate ajakava (Gantt vaade), ülesanded, sõltuvused ja ressursid kergesti hallata.

• Lihtsam alternatiiv klassikalisele Microsoft Project Desktopile, integreerub Microsoft 365 ökosüsteemiga (Teams, Planner).

Äriline väärtus:

• Täpsem projektiajakava aitab püsida eelarves ja tähtajal, kogu tiim näeb reaalajas progressi.

• Sobib väikestele ja keskmise suurusega projektidele, ilma keeruliste juurutusprotsessideta.

Reaalne näide:

• Turvaseadmete suurprojekt: jaotatakse töö etappideks (plan, paigaldus, testimine) ning lisatakse tähtajad. Project for the Web hoiab kõik osalised kursis, kas ollakse graafikus.

32. Visio for the Web

Mida see võimaldab:

• Veebipõhine diagrammitööriist, mis on integreeritud Microsoft 365-ga. Sobib skeemide, protsessivoogude, võrguarhitektuuri jms visuaalseks kujutamiseks.

• Faile on lihtne jagada ja koosredigeerida (co-authoring) pilves.

Äriline väärtus:

• Kiire viis visualiseerida keerulisi süsteeme (nt valvekaamerate paigutusskeem, andmevood, organisatsioonistruktuur).

• Ühtlustab arusaamist projektis, kuna kõik näevad sama diagrammi ja saavad teha reaalajas täiendusi.

Reaalne näide:

• Tehnikud joonistavad turvalahenduse võrguskeemi, nii et müügijuht ja klient näevad täpselt, kuidas kaamerad, serverid ja ühendused on planeeritud.

33. Shifts in Teams

Mida see võimaldab:

• Töövahetuste ja graafikute haldamise funktsioon, sobib ettevõtetele, kus on vahetustega töö (nt valvetiimid, klienditugi, ladu).

• Töötajad saavad mobiilirakenduse kaudu vaadata oma vahetuste ajakava, vahetusi vahetada või taotleda vabu päevi.

Äriline väärtus:

• Säästab aega personaliosakonnal, kes muidu koostaks graafikuid näiteks Excelis.

• Töötajad tunnevad suuremat selgust ja kontrolli oma töögraafiku üle.

Reaalne näide:

• Häirekeskuses on öö- ja päevavahetused. Shiftsis on igale vahetusele määratud kindel töötaja, süsteem saadab teavitusi vahetuse muutumise või tühjade aukude kohta.

34. Approvals in Teams

Mida see võimaldab:

• Lihtsustab igasuguste kinnituste (nt kulud, puhkuseavaldused, tarnetellimused) andmist otse Teamsi keskkonnas.

• Võimalik koostada lihtsaid kinnitusringe, saata kolleegile või juhile “Approval Request”.

Äriline väärtus:

• Vähendab e-kirja “edasi-tagasi” saatmist, sest kogu kinnitusprotsess toimub ühes kohas.

• Läbipaistvus – näeb, kes on mille juba heaks kiitnud või kus on kinnitused toppama jäänud.

Reaalne näide:

• Tehnik soovib varuosade tellimust, täidab Approvali vormi, osakonnajuht kinnitab samas Teamsi kanalis ühe nupuvajutusega.

35. Loop komponendid ja Microsoft Loop

Mida see võimaldab:

• Loop on uus koostööraamistik, kus saab luua „komponente” (teksti, tabeli, ülesannete loendi jm), mida saab reaalajas jagada nt Teamsi vestluses või e-kirjas.

• Iga Loopi komponent on kohe redigeeritav kõikide osapoolte poolt, sõltumata rakendusest (Teams, Outlook jne).

Äriline väärtus:

• Väga paindlik koostöö – väikestki tekstijuppi saab reaalajas muuta, ilma et peaks suurt dokumenti avama.

• Idee- ja sisuloome kiireneb, sest infokillud ei lähe segamini.

Reaalne näide:

• Müügitiim loob Loopi komponendi “Pakkumise hinnakiri” ja lisab selle Teamsi vestlusesse. Tehnik ja raamatupidaja saavad koheselt oma numbreid lisada või parandada.

36. Power Virtual Agents

Mida see võimaldab:

• Koodi kirjutamata luua juturoboteid (chatbot), mis vastavad korduvatele küsimustele või abistavad kliendi- ja töötajatoes.

• Integratsioon Teamsi ja veebiportaalidega.

Äriline väärtus:

• Aitab automatiseerida rutiinset kliendisuhtlust (nt “Kuidas broneerida hooldust?”, “Millised on lahtiolekuajad?”).

• Töötajad saavad kiire abi põhilistele IT-/HR-küsimustele ilma, et inimene peaks neile vastama.

Reaalne näide:

• Ettevõtte veebilehel on juturobot, mis juhendab klienti, kuidas valvekaamerat hooldusele registreerida, ja vajadusel suunab vestluse automaatselt pärisinimesel, kui teema läheb keerukamaks.

37. Microsoft Bookings (detailsemalt)

Mida see võimaldab:

• Lahendus kohtumiste (teenuste, konsultatsioonide) veebipõhiseks broneerimiseks.

• Kliendid või koostööpartnerid saavad veebiliidese kaudu valida sobiva aja ja see sünkroniseerub töötaja kalendriga.

Äriline väärtus:

• Vähendab manuaalset aja kokku leppimist (e-kirjad, telefonikõned).

• Suurendab mugavust klientidele – nad näevad vabu aegu reaalajas.

Reaalne näide:

• Turvanõustamise konsultatsioonid: klient valib soovitud päeva ja kellaaja Bookingsi lehel, süsteem saadab automaatselt kinnituskirja ja Teamsi koosoleku lingi (kui see on veebikohtumine).

38. Kaizala

(Märkus: Kaizala on mõnes mõttes ühendatud Teamsi funktsioonidesse, kuid toome selle siiski välja neile, kes on sellega tuttavad või kasutavad “kergema” suhtlusvahendina.)

Mida see võimaldab:

• Kaizala on mobiilirakendus, mis on mõeldud laia ulatusega suhtluseks (nt kaasata ka inimesi, kes ei ole sisemises Microsoft 365 tenant’is).

• Sobib eriti “välitöötajatele”, kellel pole igapäevaselt ligipääsu kontoritööriistadele.

Äriline väärtus:

• Saab luua gruppe ja teha kiireid küsitlusi, teavitusi, tööülesannete kinnitamist.

• Eriti popp oli see valdkondades, kus paljud töötajad on mobiiltelefoniga liikuval tööl, kuid tahavad suhelda turvaliselt ja ettevõtte “kontrollitud” keskkonnas (erinevalt näiteks WhatsAppist).

Reaalne näide:

• Turvafirma patrullekipaažid edastavad mobiili kaudu raporti piltide ja asukohainfoga, see salvestub automaatselt ettevõtte süsteemi.

39. Microsoft Lens (endine Office Lens)

Mida see võimaldab:

• Mobiilirakendus, millega saab pildistada dokumente, tahvlijooniseid vms ning konverteerida need automaatselt PDF-iks, Wordiks või OneNote’i märkmeteks.

• Tekstituvastuse (OCR) võimalus, et piltidelt loetakse välja tekst.

Äriline väärtus:

• Lihtsustab paberarve, visandite ja tahvlijooniste digiteerimist, et info liiguks kohe pilvesüsteemi.

• Aitab säilitada dokumente parema kvaliteediga, muudab need otsitavaks.

Reaalne näide:

• Tehnik pildistab objektil seadme seerianumbri ja garantiidokumendi, Lens tuvastab teksti, laadib selle OneDrive’i või SharePointi “Dokumendid” kausta koos meetandmetega.

40. Admin Center & Rollipõhine ligipääs

Mida see võimaldab:

• Microsoft 365 Admin Centeris saab hallata kasutajaid, litsentse, turvaseadeid, meeskondade õigusi jms.

• Rollipõhine ligipääs (RBAC) võimaldab määrata erinevatele töötajatele (nt IT-admin, raamatupidaja, personalijuht) just neile vajalikud õigused – mitte liiga suurt ega liiga väikest.

Äriline väärtus:

• Ühe keskse haldussüsteemi abil saab ettevõte kiiresti kasutajaid lisada, eemaldada ja neid turvalisusega seonduvalt hallata.

• Vähendab turvariske ja valede konfiguratsioonide ohtu, sest kõik pole “globaaladministraatorid”.

Reaalne näide:

• Personalijuht saab kasutada “User Administrator” rolli, et lisada uusi töötajaid (või inaktiveerida lahkunuid), ent ta ei näe näiteks ettevõtte konfiguratsiooni seadeid.

41. Azure AD Premium (Dynamic Groups, Conditional Access)

Mida see võimaldab:

• Süvendatud identiteedi- ja juurdepääsu haldus (Conditional Access reeglid, MFA, seadme kontroll jms).

• Dynamic Groups – rühmad, mille liikmesus on automatiseeritud (nt kõik, kelle osakond on “Tehnika”, lisatakse automaatselt “Tehnikute” rühma).

Äriline väärtus:

• Turvalisem ja lihtsam kasutajahalduse poliitika – töötajate rühmad muutuvad automaatselt, kui nad vahetavad osakonda või rolli.

• Conditional Access reeglid kaitsevad sisselogimisi, näiteks nõuavad MFA-d, kui sisselogimine tuleb tundmatust asukohast.

Reaalne näide:

• Kui IT-osakonda tuleb uus inimene, lisab HR tema andmetesse “Osakond: IT” – süsteem teeb ta automaatselt IT-rühma liikmeks, mis annab ligipääsu teatud SharePointi kaustadele ja Teamsi kanalitele.

42. Teams Premium

(Uuem litsentsitaseme laiendus, mis toob lisavõimalusi Teamsi koosolekutele ja turvalisusele.)

Mida see võimaldab:

• Täiustatud koosoleku- ja veebiseminari-funktsioonid (nt bränding, vildikatahvli laiendused, AI-loodud automaatsed märkmed/kokkuvõtted).

• Kõrgenenud turvalisus (lõpuni krüpteeritud koosolekud, veekaitsemärgid ekraanipiltide vastu jms).

Äriline väärtus:

• Sobib ettevõtetele, kes teevad regulaarselt suuremaid veebiseminare (klientide koolitused, turundusüritused) või vajavad eriti turvalisi koosolekuid.

• Parandab brändi kuvandit, kui veebikoosolek on “personaliseeritud” (nt logo, kohandatud ooteslaidid).

Reaalne näide:

• Firma “X” korraldab iga kvartal 500 osalejaga veebiseminari, kus neil on vaja detailsemalt hallata registreerimist, järelsalvestusi, osalejate seiret – Teams Premium pakub neid tööriistu.

43. Viva Connections (osa Microsoft Viva platvormist)

Mida see võimaldab:

• Toob SharePointi siseveebi, uudised, teated ja ettevõtte info mugavalt Teamsi sisse vahelehena.

• Hõlbustab töötajate kaasamist, kuna nad leiavad kogu vajaliku info ühest kohast – Teamsist.

Äriline väärtus:

• Uuendused, ettevõtte siseveebi lood, teated jms jõuavad töötajateni kiiremini, sest nad ei pea eraldi SharePointi veebilehte külastama.

• Soodustab ühtset ettevõttekultuuri, eriti hübriid- või kaugtöötamise korral.

Reaalne näide:

•Ettevõttel on SharePointi “Siseveeb”. Viva Connections paneb selle “Teamsi avalehele”, kus iga töötaja näeb uudiseid, üritusi, personalijuhiseid jms ilma keskkonda vahetamata.

44. Viva Topics

Mida see võimaldab:

• Tehisintellektil põhinev lahendus, mis otsib automaatselt ettevõtte sees korduvaid teemasid, märksõnu, dokumente ja loob nendest “teemaprofiile”.

• Inimesed saavad kiire ligipääsu sisemistele teadmistele, kuna Viva Topics seob omavahel seotud failid, vestlused ja inimesed.

Äriline väärtus:

• Säästab aega, mis kulub õige info otsimisele (eriti suuremates organisatsioonides).

• Toetab uute töötajate sisseelamist – “Mida tähendab ‘Projekt Sigma’? – Viva Topics annab kohe ülevaate dokumentidest, tiimidest ja asjakohastest töötajatest.

Reaalne näide:

• Kui ettevõttel on “Alarm 360” nimeline uus teenus, siis Viva Topics leiab automaatselt, millistes dokumentides, vestlustes või saitidel see mainitud on, ja teeb ühe konsolideeritud lehe.

45. Viva Learning

Mida see võimaldab:

• Koondab koolitusmaterjalid, e-õppekursused (nt LinkedIn Learning, Microsoft Learn, kolmanda osapoole sisud) otse Teamsi.

• Töötajad saavad omale koolitusplaane luua, juht saab jälgida õpitulemusi.

Äriline väärtus:

• Pidev õppimine ja areng sisemiselt samas platvormis, kus töö juba niigi käib.

• Hoiab koolitusprotsessid ühtsemana, vähendab eraldi süsteemidesse logimist.

Reaalne näide:

• Tehnikud, kes vajavad uusi digioskusi, pääsevad ühe klõpsuga ligi “IT-haldus” õppevideotele. Samas personalijuht saab vaadata, kas vajalikud kursused on läbitud.

46. Viva Insights (MyAnalytics)

Mida see võimaldab:

• Annab töötajale isikliku analüüsi tema tööharjumuste kohta (kui palju läheb aega koosolekutele, e-kirjadele, fokusseeritud tööle).

• Aitab kujundada tervislikumad tööviisid (soovitused katkestustevabaks tööks, puhkusepausideks jms).

Äriline väärtus:

• Parandab meeskonna heaolu – vähem ülepingeid, parem ajajuhtimine.

• Juhid saavad anonüümset koondandmestikku, et mõista, kus “läheb liigselt aega koosolekutele” või “on töötajad kogu aeg ülekoormatud”.

Reaalne näide:

• Müügijuht näeb, et ta veedab iga päev 4 tundi koosolekutel ja 2 tundi e-kirjadele vastates, Viva Insights soovitab blokeerida “fookusaega” kaheks tunniks, et keskenduda olulistele dokumentidele.

47. Office.com ja Start-leht

Mida see võimaldab:

• Ühtne veebiliides, kus on näha viimati kasutatud dokumendid, populaarsemad rakendused, avatud jagamised jms.

• Otsingumootor, mis otsib nii failidest, SharePointist, Teamsist kui ka e-kirjadest (sõltuvalt kasutaja õigustest).

Äriline väärtus:

• Ei pea meeles pidama, kus mõni fail asub – Office.com suudab selle kiiresti leida, kui on sobivad märksõnad.

• Ühest kohast avanevad kõik MS 365 rakendused (Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, Forms jne).

Reaalne näide:

• Kiire tööpäeva algus: töötaja avab Office.com, näeb kohe, et eile muudetud “Pakkumine_ClientABC.docx” on esireas, ja saab seda jätkata.